--- title: "Escanear facturas y gastos con IA (OCR)" description: "Reenvía la factura al buzón de tu empresa y la IA la lee, la clasifica y crea el gasto con su proveedor. PDF, foto, Excel y XML SEPA, con revisión humana." url: https://cruasan.com/escaneo-de-facturas/ --- # Escaneo de facturas y gastos con IA La IA identifica proveedor, fecha, base, IVA y total; valida que cuadren y crea el gasto. Tú revisas solo los documentos con dudas. **No hay app móvil: la captura entra por email.** *PDF, foto de ticket, Excel y XML de remesa SEPA · también por Drive, Dropbox, OneDrive o a mano* [Pedir una demo](https://cruasan.com/demo/) [Ver el programa de facturación](https://cruasan.com/programa-facturacion/) ## La foto del ticket, y ya está registrado La factura del proveedor llega por correo, en papel o por WhatsApp, y casi nunca cuando estás sentado delante del ordenador. Le haces una foto o la reenvías al buzón de tu empresa y el gasto entra solo: leído, clasificado y con su proveedor. Cuando llegues a la oficina no tendrás una carpeta de papeles esperándote. Tendrás una lista de gastos ya registrados, para revisar en dos minutos. ## Las facturas de tus proveedores no se pierden. *Se teclean.* Escanear una factura es convertir el PDF del proveedor, la foto de un ticket o un fichero de remesa en un registro contable con sus datos ya extraídos: proveedor, NIF, fecha, base, IVA y total. Lo que antes llamábamos OCR solo sacaba el texto; hoy además clasifica el documento, comprueba que los importes cuadren y crea el gasto. ## El documento llega por cualquier sitio. El gasto acaba en el mismo. El adjunto que alguien tiene que abrir, la carpeta compartida que nadie mira y el ticket arrugado del bolsillo. Cuatro orígenes, un solo teclado: el tuyo. Como lo llevas hoy ### Cuatro bandejas, ningún registro El documento llega en cinco minutos y se contabiliza en cinco más, uno a uno. Facturas en el correoadjuntas, sin abrir desde el martes Carpeta compartida38 PDF con nombres imposibles Tickets en el bolsilloy en la guantera Todo tecleado otra vezNIF, base, IVA, total, proveedor Con Cruasan ### Una bandeja, ya registrada Reenvías el correo y el gasto aparece con su proveedor y su cuenta. Documentos leídos hoy 4 Campos extraídos 63 Totales validados cuadran Proveedores dados de alta 1 · con su NIF Esperando tu revisión 1 Verifactu será obligatorio el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de obligados. Fuente: BOE, RD 1007/2023 y plazos del RD-ley 15/2025. ## Le reenvías la factura y ya está. Tu empresa tiene un buzón de email propio en Cruasan. Reenvías ahí lo que te manda el proveedor, o dejas que recoja lo que cae en tu Drive, y el documento entra solo. Sin ficheros que renombrar ni carpetas que ordenar. ### Buzón de email propio Tu empresa tiene su dirección en Cruasan. Reenvías la factura del proveedor y ya está: no hay paso dos. Es también la vía del ticket, fotografiándolo con el móvil y mandándolo al mismo buzón. la vía principal ### Google Drive Conectas la carpeta donde ya caen tus facturas y Cruasan recoge lo que aparezca, sin que nadie tenga que reenviar nada. carpeta conectada ### Dropbox y OneDrive Lo mismo, con el almacenamiento que use tu empresa. La carpeta compartida sigue siendo la carpeta compartida. carpeta conectada ### Subida manual Arrastras los documentos a la aplicación cuando prefieras hacerlo a mano, de uno en uno o en tanda. cuando quieras ### Los formatos que lee PDF, JPG y PNG, la foto de un ticket vale, CSV, Excel y XML de remesas SEPA. Si es una imagen legible, se lee; si es un fichero de datos, se importa. PDF, foto, Excel, XML ### Sin app móvil, a propósito No hay aplicación que instalar ni que enseñar al equipo. La captura entra por correo, que es lo que todo el mundo ya sabe usar y lo que tus proveedores ya hacen: mandarte la factura por email. la captura es el email ## Del documento recibido al gasto listo para revisar. Escanear una factura no es sacarle el texto: es entender qué documento es, de quién viene y dónde tiene que acabar. Esto es lo que pasa entre que reenvías el correo y el gasto aparece con su proveedor. 01 Lo clasifica **Lo clasifica y le saca los campos.** Mira el documento y decide qué es (factura, recibo o nómina) y si es de cobro o de pago, que es lo que cambia dónde acaba. Después extrae proveedor, NIF, fecha, número, base, IVA, retención y conceptos: de un PDF, de la foto de un ticket o de un XML de remesa SEPA. 02 Lo valida **Valida que los totales cuadren.** Comprueba que base más impuestos da el total del documento. Si cuadra, sigue adelante; si no cuadra, no lo da por bueno: lo marca como «necesita revisión» en vez de colártelo. 03 Crea el gasto **Crea el gasto con su proveedor.** El gasto aparece categorizado y con su cuenta contable. Si el proveedor todavía no existía en tu base de datos, lo da de alta con su NIF, sin que tengas que salir a crearlo antes. ## La máquina trabaja. Tú das el visto bueno. Automático no quiere decir a ciegas. Cada documento tiene su estado y su pantalla de validación: pasas los que están bien y te paras solo en los que la IA marca. 1. 1 ### Tres estados, sin ambigüedad Pendiente, necesita revisión y hecho. Sabes de un vistazo qué está cerrado y qué te está esperando, sin abrir un solo PDF ni cruzar una lista con otra. 2. 2 ### Validación de uno en uno La pantalla de revisión te enseña el documento original al lado de lo que ha leído la IA, campo por campo. Lo que no cuadra nunca se da por bueno en silencio: se marca y se queda esperándote. 3. 3 ### Y aprende de tus proveedores Cruasan se queda con el precio y la referencia de cada proveedor, así que en las siguientes compras reconoce los mismos conceptos y necesita menos correcciones tuyas. El trabajo se encoge solo. Cruasan deja los datos de tu IVA listos; presentar el modelo ante la AEAT sigue siendo cosa tuya, o de la [asesoría fiscal](https://cruasan.com/asesoria/fiscal/), si prefieres que lo lleve alguien. ## Teclear una factura va a parecer una rareza. Que un documento llegue en PDF y alguien tenga que copiar seis campos a mano es un accidente de la historia: el proveedor tenía el dato estructurado, lo aplastó para imprimirlo y al otro lado hay una persona reconstruyéndolo. Todo ese trabajo existe solo porque el dato se perdió por el camino. La factura electrónica obligatoria va a arreglar una parte, pero no toda: durante años seguirán llegando tickets, albaranes y facturas en papel de quien no ha migrado. Lo que cambia no es que desaparezca el papel, es que deja de tener que pasar por un teclado. Lo repetible, para la máquina. Lo dudoso, para ti. ## Y el gasto también entra pidiéndolo No hace falta ni reenviar el correo: le pasas el documento a tus agentes y hacen exactamente lo mismo, leerlo, validar que los totales cuadren y dejarlo en tu bandeja con su proveedor. ### WhatsApp La foto del ticket, y ya está registrado Las facturas de proveedor no llegan cuando estás sentado delante del ordenador: llegan en una comida, en el almacén o en el coche. Le haces una foto, la mandas y el gasto entra en tu bandeja leído, con su proveedor y su cuenta contable. [Cómo se trabaja con WhatsApp, en detalle](https://cruasan.com/cruasan-en-whatsapp/) - Vale una foto del ticket, un PDF o lo que te hayan reenviado - Sale con su proveedor, su importe y su fecha de vencimiento - Entra por el mismo circuito que si lo hubieras subido tú ### Telegram Y que te avise de lo que llega gordo No todos los gastos merecen tu atención, pero algunos sí, y esos conviene verlos cuando entran, no al revisar la bandeja tres semanas después. [Cómo se trabaja con Telegram, en detalle](https://cruasan.com/cruasan-en-telegram/) - Avisos por importe, por proveedor o por vencimiento - Entra por el mismo circuito que el resto de gastos - Sin que tengas que estar pendiente de nada Con [ChatGPT](https://cruasan.com/cruasan-en-chatgpt/) y [Claude](https://cruasan.com/cruasan-en-claude/) funciona hoy, y va dentro del programa: no hay módulo de IA que se contrate aparte. [WhatsApp](https://cruasan.com/cruasan-en-whatsapp/) y [Telegram](https://cruasan.com/cruasan-en-telegram/) son la siguiente puerta en la que estamos trabajando, cuéntanos en la demo si es la tuya. [Así funciona el servidor MCP](https://cruasan.com/servidor-mcp/). ## Y se lleva con el resto de Cruasan No son módulos que se integran entre sí: es el mismo dato haciendo varios trabajos. Por eso lo que entra por un sitio ya está en todos los demás. [ ### Facturación con Verifactu El proveedor que se da de alta escaneando un gasto es el mismo que verás al emitir. Una sola base de clientes y proveedores, no dos listas que alguien cuadra. Ver facturación con verifactu](https://cruasan.com/programa-facturacion/)[ ### Firma electrónica Y lo que haya que firmar (un contrato de suministro, una hoja de encargo) sale del mismo sitio donde ya vive el proveedor. Ver firma electrónica](https://cruasan.com/firma-electronica/)[ ### Conciliación bancaria El gasto registrado espera a su pago: cuando el movimiento entra por el banco, se casan solos y sabes qué está pagado de verdad. Ver conciliación bancaria](https://cruasan.com/conciliacion-bancaria/)[ ### Gestión de inventario Si la factura del proveedor trae mercancía, la compra puede mover el stock y actualizar el valor de tus existencias sin recontar nada. Ver gestión de inventario](https://cruasan.com/gestion-de-inventario/) ## Preguntas frecuentes sobre el escaneo de facturas y gastos ¿Qué es el escaneo de facturas y gastos con OCR? El escaneo de facturas y gastos es el proceso de convertir un documento de gasto (el PDF de un proveedor, la foto de un ticket, un fichero de remesa) en un registro contable con sus datos ya extraídos: proveedor, NIF, fecha, base, IVA y total. El OCR clásico solo reconocía el texto de la imagen; los sistemas actuales, además, clasifican el documento, validan que los importes cuadren y crean el gasto. ¿Cómo le hago llegar las facturas a Cruasan? Por cuatro vías. Tu empresa tiene un buzón de email propio: reenvías la factura del proveedor y ya está. También puedes conectar Google Drive, Dropbox o OneDrive para que Cruasan recoja lo que dejes en una carpeta, o subir los documentos a mano desde la aplicación. ¿Qué formatos lee el escaneo de facturas y gastos? PDF e imagen, la foto de un ticket vale, y también CSV, Excel y XML de remesas SEPA. Si es una imagen legible, se lee; si es un fichero de datos, se importa. ¿Qué hace la IA exactamente con cada documento? Lo clasifica (factura, recibo, nómina), decide si es de cobro o de pago, extrae los campos, valida que los totales cuadren y crea el gasto o la factura ya con su proveedor. Si el proveedor no existe en tu base de datos, lo da de alta con su NIF. ¿Y si la IA se equivoca? Para eso está la revisión. Cada documento tiene un estado (pendiente, necesita revisión o hecho) y una pantalla para validarlos de uno en uno. Lo que la IA no ve claro no se cuela: te lo marca para que lo mires tú. La máquina hace el trabajo, la persona revisa. ¿Hay app móvil para fotografiar los tickets? No hay app móvil. Lo que sí puedes hacer es fotografiar el ticket con el móvil y reenviarlo por email al buzón de tu empresa: entra por la misma vía que una factura en PDF y se procesa igual. ¿Aprende de mis proveedores? Sí. Cruasan se queda con el precio y la referencia de cada proveedor, así que en las siguientes compras reconoce los mismos conceptos y necesita menos correcciones tuyas. ¿Cruasan presenta mis impuestos con esos gastos? No. Cruasan deja los gastos registrados y los datos de tu IVA listos, pero la presentación del modelo ante la AEAT sigue siendo cosa tuya o de tu asesoría. Lo que sí hace el software de forma telemática es lo suyo: Verifactu en las facturas que emites, además de Facturae y FACe. ## Trae una factura de proveedor. La convertimos en gasto delante de ti. Media hora con tus documentos delante: trae una factura de proveedor de verdad y la escaneamos en directo, para que veas qué saca y qué te dejaría por revisar. [Pedir una demo](https://cruasan.com/demo/) [Ver la conciliación bancaria](https://cruasan.com/conciliacion-bancaria/) Facturación desde 3,90 €/mes · firma electrónica a 1 € por firma · sin permanencia